議事を全て終了したときは、議長は閉会を宣言し、総会が終了したことを議場に告げなければなりません。

なぜなら、閉会宣言をし、総会の終了を明確に告知しておけば、総会後の懇談会等で株主と経営者側の意見が対立し、「それなら議案に反対する」と多くの株主が主張しても、総会は終了しているため総会決議に何ら影響を及ぼさないからです。

なお、総会の目的事項が全て完了する前に議長が一方的に合理的な理由もなく総会の閉会宣言をした場合、残留株主はなお議事を継続できると考えられています(東京地判S29.5.7)。

ただし、議長の閉会宣言が有効であると考えて退場してしまった株主がいる場合には、残留株主による決議は取消事由(会社法831条1項)となる可能性があります。

このように、議長が閉会宣言をすることは実務的にとても意味のあることなので、株主総会議事録においても、議長が閉会宣言をした旨と閉会時刻についてはきちんと記載しておく必要があります。

閉会宣言の記載例としては特に決まったものはなく、各社の判断に委ねられますが、ごく一部の記載例を載せておきたいと思います。

議長の閉会宣言を記載する際には、議長の閉会宣言とその時刻の記載さえあれば特に問題はありません。

ただし、閉会宣言をする主体は議長ですので、「議長の閉会宣言」等主語を明確にしておいた方がいいと思われます。

また、議案の審議のほか報告事項も重要なので、「議案」だけでなく「報告」をも記載する方が良いのではないかと思われます。

最後の記載例は、議長が開会宣言・閉会宣言をした旨の記載がありません。

しかし、開会と閉会の時点を明確にしておくことが後の紛争を予防することに繋がりますので、議長が開会宣言・閉会宣言した旨の記載をしておくべきです。